Relatii de afaceri - Principii si directii de urmat

Relatiile de afaceri presupun respectarea unei serii de principii care fac subiectul unei materii studiate intensiv in institutiile de invatamant de profil, si anume Managementul Relatiilor de Afaceri (MRA). La baza relatiilor de afaceri se afla cateva elemente principale: schimbul financiar, cunostintele, timpul, banii si reputatia. Relatiile de afaceri presupun si reciprocitate, asadar orice antreprenor ar trebui sa acorde atentia cuvenita etichetei in afaceri si mentinerii colaborarilor sale de business. Tot in categoria relatiilor de afaceri se incadreaza si relatiile cu colegii si subalternii. O conduita impecabila a antreprenorului care se afla in varful piramidei organizationale influenteaza in mod deosebit activitatea, nivelul de satisfactie al celor din jur, dedicatia pe care acestia o dezvolta fata de job etc. Trebuie sa acorzi o atentie deosebita partenerilor, colegilor sau angajatilor care apartin altor culturi, deoarece regulile acestora pot fi diferite, iar un anumit tip de comportament sau chiar un anumit gen de cadou poate fi considerat nepotrivit sau jignitor. De aceea, orice om de afaceri interesat de buna fuctionare a relatiilor pe care le dezvolta in acest domeniu ar trebui sa fie bine informat in legatura cu regulile de etica si de comportament.

Cuprins:

1. Relatii de afaceri - tipuri

2. Etica relatiilor de afaceri

3. Mentinerea relatiilor de afaceri

4. Imbunatatirea relatiilor de afaceri

 1. Relatii de afaceri – tipuri 

Relatiile publice de afaceri se impart in doua tipuri principale, in functie de persoanele sau grupurile cu care interactioneaza antreprenorul, dar si de natura acestora:

• interne – presupun relationarea cu asociatii din cadrul organizatiei si cu restul personalului angajat.
• externe – se refera la relationarea cu partenerii de afaceri si cu clientii.

Majoritatea organizatiilor mari functioneaza pe baza propriului cod de conduita. Acesta se poate referi atat la relatiile interne, cat si la relationarea cu persoanele din afara companiei.

Comportamentul etic include onestitatea, integritatea, corectitudinea si o varietate de alte trasaturi pozitive. Cei care au in vedere interesele celorlalti atunci cand iau decizii dau dovada de un comportament etic. 

Iata cateva dintre cele mai importante caracteristici ale unei persoane cu un comportament etic: 

1. Respectul fata de ceilalti

Indiferent de relatia dintre doua persoane si de lucrurile cu care sunt sau nu de acord, oamenii dintr-o organizatie ar trebui sa se respecte intotdeauna unii pe altii. Acest lucru include managerii si subordonatii, colegii si clientii. Atunci cand exista un nivel de baza de respect stabilit, oamenii iau criticile mai putin personal, pot comunica mai deschis si pot vedea si aprecia perspectiva celeilalte persoane. Nu in ultimul rand, gesturile marunte conteaza, asa cum de exemplu, sa nu uiti sa ii arati unei persoane ca o pretuiesti pentru eforturile depuse este de apreciat. O simpla urare sau chiar un cos cadou corporate in ocaziile importante au o influenta pozitiva si contribuie la dezvoltarea unei relatii mai solide. 

1. Comunicarea deschisa

Toate organizatiile de succes comunica eficient. Atunci cand liniile de comunicare sunt deschise si angajatii sunt dispusi sa poarte conversatii unii cu altii, se evita neintelegerile. Avand conversatii si memento-uri constante, este mai putin probabil ca un angajat sa incalce o regula sau sa aiba o productivitate scazuta.

1. Responsabilitatea

Greselile si neintelegerile sunt inevitabile in orice mediu de lucru. Dar atunci cand se intampla, angajatii trebuie sa isi asume responsabilitatea pentru actiunile lor. Ei trebuie sa isi asume responsabilitatea pentru ceea ce s-a intamplat si sa fie proactivi in remedierea situatiei. Atunci cand exista un standard de responsabilitate intr-o organizatie, angajatii acesteia se obliga pe ei insisi si pe colegii lor la un standard mai ridicat de responsabilitate.

 2. Etica relatiilor de afaceri 

Ca sa te asiguri ca vei putea dezvolta relatii de afaceri de succes, este bine sa studiezi despre conduita in afaceri sau sa urmezi cateva cursuri de profil.

Printre cele mai importante aspecte de retinut si de respectat se numara urmatoarele:

• punctualitatea;
• cunoasterea protocolului de afaceri, in special atunci cand este vorba despre contacte cu persoane care apartin unei alte culturi;
• tinuta;
• adresarea si exprimarea adecvata, directa sau in scris;
• transmiterea de urari, respectiv cadouri adecvate cu ocazia sarbatorilor calendaristice importante, a aniversarilor importante pentru business, eventual, daca relatia este mai apropiata, si cu ocazia zilei de nastere.

Mentinerea relatiilor de afaceri depinde intr-o foarte masura de respectarea regulilor de etica in relatiile de afaceri. Și asta, pentru ca un comportament lipsit de etica are consecinte pentru afacerile viitoare.

Comportamentul etic include sinceritatea, echitatea, integritatea si intelegerea.

Exista mai multe modalitati de a incuraja o cultura etica la locul de munca, de aceea este importanta si stabilirea unui cod de etica in interiorul unei organizatii.

 3. Mentinerea relatiilor de afaceri

Desi multe persoane considera ca partea cea mai dificila in privinta relatiilor de afaceri este stabilirea acestora, de fapt partea ce mai complexa este mentinerea acestora. Și asta, pentru ca secretul unei relatii de succes este echilibrul. Apoi, constanta. Iar cel le-al treilea „secret” este adecvarea.

Iata cateva metode si sfaturi cu ajutorul carora relatiile de afaceri pot fi pastrate pentru un timp mai indelungat:

Nu fi nerabdator. Chiar daca te grabesti si ai nevoie de un raspuns rapid, nu face presiuni imediate atunci cand raspunsul la un mesaj sau la un e-mail intarzie sa vina. Cel mai probabil persoana respectiva este ocupata cu lucruri mai importante sau inca nu a decis ce raspuns sa iti dea. Învata, deci, sa ai rabdare si sa gestionezi astfel de situatii, fara sa devii insistent. Lasa-i persoanei respective un interval rezonabil de timp in care sa raspunda, fara sa faci presiuni intensive.

Doar in situatiile de maxima urgenta se permite transmiterea de mesaje telefonice scrise in afara orelor obisnuite de program. Este de evitat sa suni la ore nepotrivite, mai ales ca unele persoane fac o delimitare clara intre viata profesionala si cea personala. Daca, totusi, este imperios necesar sa faci un anunt sau sa soliciti un raspuns, transmite doar un mesaj scris pe numarul de telefon care ti-a fost furnizat si asteapta raspunsul fara sa mai insisti si cu alte mesaje.

Este o mare greseala sa contactezi un partener de afaceri pe numarul personal de telefon, daca nu ti l-a furnizat el insusi. Exista, desigur, posibilitatea sa „faci rost” de numarul de telefon personal al cuiva, insa nu este deloc elegant si aceasta nu este o atitudine pe care sa o adopte o persoana educata, care tine la respectarea etichetei de afaceri. Acelasi lucru este valabil si in cazul adresei de e-mail.

Desigur, exista si posibilitatea ca intre doi parteneri de afaceri sa se lege la un moment dat o prietenie mai apropiata, insa este de retinut ca este mai sanatos ca zona de business sa nu se amestece cu latura personala.

Nu folosi emoji-uri in comunicarile scrise adresate persoanelor cu care ai doar relatii profesionale. Este considerat un semn de superficialitate sau neseriozitate, iar unele persoane s-ar putea simti chiar desconsiderate, mai ales daca vorbim despre oameni care tin la eticheta si la a li se arata respectul cuvenit. Nici semnele de punctuatie nu ar trebui sa fie folosite in numar mai mare decat in mod obisnuit…

Metoda de comunicare considerate cea mai acceptabila intre partenerii de afaceri este vie e-mail. Aceasta forma de comunicare este considerata cea mai adecvata. În plus, comunicarile scrise au si un caracter mai oficial, reprezentand si o asumare mai clara a propunerilor, intentiilor, planurilor etc.

Este posibil sa se intample si sa faci o propunere care sa fie refuzata de catre cel caruia te adresezi. Nu trebuie sa iei acest lucru personal. Poti intreba, insa, daca persoana respective iti poate spune si care sunt motivele refuzului, dar daca nu doreste sa faca acest lucru, nu insista: vei face mai mult rau decat bine. La urma urmei, nici nu este sanatos sa dezvolti relatii de business pornind de la idea de obligativitate a acceptarii conditiilor sau solicitarilor celuilalt.

Este mult mai constructiv sa iti stabilesti relatii de afaceri bazate pe respect si incredere reciproca. În plus, daca nu reactionezi nervos sau insistent la un raspuns negativ, poti castiga mai multa apreciere din partea acelei persoane. Și asta, pentru ca vei dovedi ca esti un partener echilibrat, care stie sa gestioneze si situatiile mai putin dorite sau placute.  

Evita sa prelungesti discutiile telefonice, atunci cand acestea au loc. În general, antreprenorii sunt persoane ocupate. Arata, asadar, ca pretuiesti timpul interlocutorului. Atunci cand stabiliti o intalnire sau organizati un pranz de afaceri este bine, de asemenea, sa fii punctual si sa estimezi dinainte durata, respectiv sa comunici de la bun inceput cat timp crezi ca poti aloca, la randul tau, intalnirii.

 4. Imbunatatirea relatiilor de afaceri

De cele mai multe ori, relatiile de afaceri se confrunta cu provocari multiple si deseori este nevoie de multa diplomatie pentru gestionarea unor situatii neprevazute sau chiar neplacute. A-ti pastra cumpatul in momente de criza este esential, atunci cand ai de condus o afacere si in acelasi timp de mentinut relatii functionale cu colaboratorii, fie ei angajati sau parteneri. 

Specialistii au reusit sa ajunga la cateva concluzii clare, analizand mediul de afaceri si atitudinea detinatorilor de afaceri si a managerilor, care ar putea ajuta proprietarii si managerii sa obtina atat servicii de inalta calitate, cat si o cultura a companiei bazata pe un comportament etic constant:  

Excelenta serviciilor este o conditie necesara, dar insuficienta, pentru succes.

Construieste in cadrul organizatiei un climat etic care sa functioneze asa incat sa stimuleze un comportament profesional si etic in randul angajatilor chiar si cand acestia nu sunt supravegheati. 

Proprietarii de afaceri ar trebui sa ia masuri preventive, inainte de aparitia comportamentelor lipsite de etica, prin evaluarea periodica a perceptiei angajatilor cu privire la nivelul etic al companiei.

Comportamentele profesionale si etice sunt esentiale mai ales in contextul unor piete instabile sau competitive, in care concurenta este mare.

Detinatorii de afaceri ar putea promova o cultura etica prin angajarea sau promovarea unor directori si manageri care sunt cu adevarat dedicati respectarii unor standarde etice ridicate, precum si prin stabilirea unui cod etic specific pe care angajatii sa il respecte. De asemenea, contextul pietei poate stabili in ce masura este influentata compania de combinatia dintre serviciile de calitate si un nivel ridicat de etica.

O persoana care are un comportament etic are, in mod clar, un cod moral puternic si un set coerent de valori. Etica poate proveni din credinta personala sau din dorinta de a face lumea mai buna. Cei care demonstreaza un comportament etic fac ceea ce este corect, indiferent daca primesc sau nu credit pentru acest lucru. Acest tip de comportament nu se limiteaza la locul de munca, ci poate fi prezent in fiecare domeniu al vietii.

Intr-un mediu de afaceri, comportamentul etic se impune oricarui angajat, sef de echipa sau supervizor. Acestia ar trebui sa afiseze un comportament onest si corect in relatiile cu colegii de munca si cu clientii lor. Afisarea unui comportament etic bun are un efect asupra moralului companiei si asupra relatiilor cu clientii. Este mai usor pentru un business sa isi pastreze angajatii atunci cand acestia cred ca lucreaza pentru o companie demna de incredere. Angajatii doresc sa lucreze pentru companii care ii trateaza pe toti angajatii, dar si pe clientii lor in mod corect.

Un standard moral inalt se extinde automat si asupra clientilor sau partenerilor. O reputatie buna iti va aduce mai multi potentiali clienti si colaboratori interesati sa lucreze cu tine. De asemenea, iti fidelizeaza clientii in timp, creand o baza de clienti loiali care este foarte probabil sa te recomande si altora. 

Important de retinut este ca si relatiile de afaceri, ca toate tipurile de relatii interumane, trebuie sa fie tratate cu atentie si intretinute. Însa in domeniul afacerilor, etica si eticheta sunt mult mai importante decat in viata de zi cu zi, pentru ca lipsa acestora poate afecta in mod iremediabil mersul businessului.

Sursa foto: Pixabay.com.